檔案的產(chǎn)生、管理、利用是一種廣泛而普遍的社會(huì)現(xiàn)象，它涉及社會(huì)生活的方方面面，橫聯(lián)百業(yè)，縱貫古今。圍繞著檔案的產(chǎn)生、管理、利用，形成了涉及面極廣，專業(yè)性較強(qiáng)的檔案工作。正是有了檔案工作，人類才能在傳承中發(fā)展，在發(fā)展中延續(xù)。檔案工作肩負(fù)著維護(hù)歷史的本來(lái)面貌，傳承歷史遺產(chǎn)，維系著人類社會(huì)的過(guò)去、現(xiàn)在與未來(lái)的重大使命。

 

一、檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、特點(diǎn)和原則

 

檔案工作有廣義與狹義之分，廣義檔案工作指的是檔案事業(yè)管理，它是以管理和開(kāi)發(fā)國(guó)家檔案信息資源為手段，為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)和社會(huì)各界服務(wù)為宗旨的一項(xiàng)國(guó)家事業(yè)：狹義檔案工作是指檔案實(shí)體管理工作，它是以檔案為管理對(duì)象進(jìn)行科學(xué)管理。

 

（一）檔案工作的內(nèi)容

 

1.檔案資源管理工作

 

檔案管理工作是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，并為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供檔案信息服務(wù)的工作，它包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用及數(shù)字化加工等環(huán)節(jié)，這是檔案部門最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作。

 

2.檔案行政管理工作

 

當(dāng)案行政管理是指各級(jí)各類檔案行政機(jī)構(gòu)以國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的需要為目標(biāo)，以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)則，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，依法對(duì)本行政區(qū)域、本系統(tǒng)、本部門以及下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，并不斷協(xié)調(diào)檔案事業(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部和外部關(guān)系，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

 

3.檔案宣傳法制工作

 

檔案宣傳是向社會(huì)傳播普及檔案和檔案工作有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)的知識(shí)、信息，從而增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，促使社會(huì)各方面關(guān)心、重視和支持檔案工作，使檔案事業(yè)能與其它社會(huì)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展并有效為社會(huì)服務(wù)。

 

4.檔案教育工作

 

培養(yǎng)和造就檔案專業(yè)人才是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。檔案教育包括學(xué)歷教育和在職培訓(xùn)兩個(gè)方面。學(xué)歷教育有中專、大專、本科、碩士、博士五個(gè)層次。在職培訓(xùn)有崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育兩個(gè)層次。

 

5.檔案國(guó)際合作與交流工作

 

與國(guó)際檔案界合作交流是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，是發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的外部條件。通過(guò)與國(guó)際檔案界的合作與交流，我們可以學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外有益的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也可以增進(jìn)世界各國(guó)對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)的了解，共同推進(jìn)國(guó)際檔案事業(yè)的發(fā)展。

 

6.檔案科技工作

 

檔案科技工作包括檔案科學(xué)研究和檔案技術(shù)開(kāi)發(fā)推廣兩個(gè)方面。檔案科學(xué)研究是指總結(jié)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，批判和繼承中外檔案理論遺產(chǎn)，探索我國(guó)檔案管理運(yùn)動(dòng)規(guī)律以及檔案管理現(xiàn)代化理論與方法，從而指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐的工作。檔案技術(shù)開(kāi)發(fā)推廣，是指研究發(fā)明或創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，并應(yīng)用于檔案管理實(shí)踐的工作。

 

（二）檔案工作的性質(zhì)

 

檔案工作是管理檔案和開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)的工作。就其性質(zhì)來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管性、服務(wù)性、科學(xué)性、文化性與政治性的工作。

 

1.檔案工作的管理性

 

檔案工作管理性包括以下兩方面的意思:

 

①檔案工作實(shí)質(zhì)上就是檔案管理工作，它有自己的管理對(duì)象、管理理論與方法。檔案工作的管理對(duì)象就是檔案，管理的目的是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)。

 

②檔案來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，檔案管理是整個(gè)社會(huì)管理系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，與各項(xiàng)社會(huì)管理事業(yè)有著不可分割的關(guān)系。從機(jī)關(guān)檔案管理來(lái)說(shuō)，它是機(jī)關(guān)行政管理的組成部分；從企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，它是企業(yè)管理的組成部分；從國(guó)家宏觀管理來(lái)看，國(guó)家管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，民族文明的傳承和經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的進(jìn)步都與檔案工作緊密相連，國(guó)家檔案管理是國(guó)家事務(wù)管理大系統(tǒng)的不可缺少的組成部分。

 

2.檔案工作的服務(wù)性

 

從檔案工作在整個(gè)社會(huì)活動(dòng)中所起的作用，以及檔案工作與社會(huì)各個(gè)行業(yè)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，檔案工作屬于信息服務(wù)行業(yè)，這是檔案工作的宗旨和賴以生存與發(fā)展的基礎(chǔ)和動(dòng)力。

 

3.檔案工作的政治性

 

檔案工作的服務(wù)方向是檔案工作政治性的集中體現(xiàn)。古往今來(lái)檔案工作都是為一定的階級(jí)所掌握，為一定的社會(huì)制度和一定的階級(jí)利益服務(wù)的。社會(huì)主義檔案工作的服務(wù)方向就是要為建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性表現(xiàn)之一。

 

4.檔案工作的科學(xué)性

 

檔案工作是一項(xiàng)為科學(xué)研究和科學(xué)管理工作提供必要條件的工作，無(wú)論是自然科學(xué)還是社會(huì)科學(xué)研究，都需要利用檔案資料，現(xiàn)代科學(xué)管理活動(dòng)也必須以檔案信息作為分析管理現(xiàn)狀和預(yù)測(cè)管理發(fā)展的重要依據(jù)。

 

5.檔案工作的文化性

 

檔案工作特別是檔案館工作，在人類社會(huì)文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會(huì)文化性。檔案館工作的文化性主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。①檔案是社會(huì)文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用。②檔案館具有傳播文化知識(shí)與信息的作用。③檔案館具有社會(huì)文化教育作用④檔案館具有發(fā)展科學(xué)文化的作用。

 

（三）檔案工作的特點(diǎn)

 

1.社會(huì)性與專門性

 

檔案工作的社會(huì)性有兩方面含義，一是檔案工作與社會(huì)環(huán)境有著普遍、密切的聯(lián)系，社會(huì)發(fā)展總體水平制約著檔案工作的狀態(tài)和水平，從這個(gè)意義上說(shuō)，一個(gè)國(guó)家、地區(qū)的檔案工作的狀態(tài)和水平，可以成為衡量該國(guó)家、地區(qū)社會(huì)總體文明程度的標(biāo)志；二是檔案工作只有與社會(huì)發(fā)展需求聯(lián)系起來(lái)，積極投身于社會(huì)，服務(wù)社會(huì)，滿足社會(huì)各行各業(yè)以及廣大民眾對(duì)檔案的需求，檔案工作才能獲得生機(jī)和活力，檔案事業(yè)才能獲得發(fā)展的根本動(dòng)力。這是檔案工作的特點(diǎn)，也是檔案工作的基本規(guī)律。檔案工作是一項(xiàng)專門性工作，它有專門的管理對(duì)象、專業(yè)理論技術(shù)與方法、專業(yè)工作程序、業(yè)務(wù)管理目標(biāo)，因而從業(yè)人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)。

 

2.重要性和輔助性

 

檔案工作是黨和國(guó)家一項(xiàng)重要的事業(yè)，它為傳承延續(xù)歷史文明而積累檔案，為維護(hù)黨和國(guó)家真實(shí)歷史面貌而保管檔案，為國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化各項(xiàng)工作以及人民大眾服務(wù)而提供檔案；其深刻的歷史意義和重要的現(xiàn)實(shí)意義是不言而喻的。但同時(shí)它又是一項(xiàng)輔助性事業(yè)。盡管檔案工作很重要，但在現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活中，它主要是起一種輔助性的作用。

 

3.連續(xù)性和繁重性

 

連續(xù)性是任何一項(xiàng)規(guī)模較大工作的共同特點(diǎn)，但檔案工作的連續(xù)性表現(xiàn)得更為突出。檔案工作的各項(xiàng)具體內(nèi)容和各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間具有極強(qiáng)的連續(xù)性，檔案的收集、整理、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)利用形成一個(gè)環(huán)環(huán)相扣，步步相連的工作系統(tǒng)。每一環(huán)節(jié)的內(nèi)容步驟都對(duì)其它工作環(huán)節(jié)步驟乃響檔案管理水平和檔案事業(yè)的發(fā)展等等。正由于檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，使檔案工作具體而繁瑣，工作周期長(zhǎng)，工作量大。

 

4.隱蔽性和滯后性

 

隱蔽性與滯后性是指檔案工作效益的隱蔽性與滯后性。檔案工作效入規(guī)益的隱蔽性是指投入的清晰性與收益的模糊性。即社會(huì)對(duì)檔案工作的教入無(wú)論在時(shí)間上還是數(shù)量上都是明晰的、可計(jì)的、直接的，而檔案部門對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，即在提供檔案為社會(huì)服務(wù)過(guò)程中所產(chǎn)生的效益卻是比較模糊的，難以計(jì)量的、間接的。這種投入的清晰性與收益的模糊性之間的矛盾，形成了檔案工作效益隱蔽性的特點(diǎn)。而檔案工作滯后性主要指檔案工作效益在時(shí)間上具有延遲性。雖然檔案工作效益是滯后的，但它同時(shí)是長(zhǎng)效的，即投資檔案工作能在長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)連續(xù)收益，歷史保存下來(lái)的檔案今天仍可發(fā)揮作用，而今天保存的檔案將來(lái)還會(huì)發(fā)揮作用。